안녕하세요 여러분 !
Zapier는 다양한 앱과 서비스를 자동으로 연결해주는 업무 자동화 도구입니다. 이 글에서는 Zapier의 기본 사용법과 반복 작업을 줄이고 업무 효율을 높이는 활용 팁을 소개합니다.
1. Zapier 기본 사용법: 첫걸음 시작하기
Zapier는 코딩 없이도 여러 앱을 연결해 반복적인 작업을 자동화할 수 있는 플랫폼입니다. 아래는 Zapier의 기본 사용법을 단계별로 설명합니다:
1) Zapier 가입 및 설치:
- Zapier는 웹 기반으로 작동하며, 별도의 설치가 필요 없습니다.
- https://zapier.com에 접속하여 계정을 생성하세요. 무료 플랜으로 시작할 수 있으며, 필요한 경우 유료 플랜으로 업그레이드할 수 있습니다.
2) Zap 생성하기:
- Zapier에서는 자동화 프로세스를 "Zap"이라고 부릅니다.
- 대시보드에서 Make a Zap 버튼을 클릭하여 새로운 Zap을 생성하세요.
3) Trigger(트리거) 설정:
- Zap의 첫 단계는 Trigger를 설정하는 것입니다. 트리거는 자동화를 시작하게 하는 조건입니다.
- 예를 들어, Gmail에서 새로운 이메일이 도착하면 트리거가 발생하도록 설정할 수 있습니다.
4) Action(액션) 설정:
- 트리거 후 실행될 작업을 설정하세요.
- 예를 들어, Gmail에서 이메일이 도착하면 해당 내용을 Slack으로 전송하는 액션을 설정할 수 있습니다.
5) 테스트 및 활성화:
- Zap을 설정한 후 테스트 버튼을 눌러 제대로 작동하는지 확인하세요.
- 테스트가 성공적으로 완료되면 Zap을 활성화하여 자동화를 시작할 수 있습니다.
Zapier의 기본 사용법을 익히면 반복 작업을 자동으로 처리할 수 있어 업무 시간이 절약됩니다.
2. Zapier를 활용한 업무 자동화 예시
Zapier는 수천 개의 앱과 연동이 가능하며, 다양한 방식으로 업무 자동화를 지원합니다. 아래는 업무 효율을 높이기 위해 Zapier를 활용할 수 있는 몇 가지 예시입니다:
1) 이메일 자동 분류:
- Gmail에서 특정 조건(예: 발신자, 제목 키워드 등)에 맞는 이메일이 도착하면, 이를 Google Sheets에 자동으로 기록하도록 설정하세요.
- 트리거: Gmail → 새로운 이메일 도착
- 액션: Google Sheets → 새 행 추가
2) 작업 관리 자동화:
- Trello나 Asana와 연동하여 이메일에서 작업 요청이 들어오면 자동으로 작업 카드가 생성되도록 설정하세요.
- 트리거: Gmail → 특정 레이블 이메일 도착
- 액션: Trello → 새 카드 추가
3) SNS 게시물 예약:
- Zapier를 사용해 새로운 블로그 게시물이 작성되면 이를 자동으로 Twitter, Facebook에 공유하도록 설정하세요.
- 트리거: WordPress → 새 게시물 작성
- 액션: Twitter → 트윗 게시, Facebook Pages → 게시물 작성
4) 고객 문의 관리:
- 고객이 Google Forms에 문의를 제출하면, 이를 Slack 알림으로 받아 실시간으로 대응할 수 있습니다.
- 트리거: Google Forms → 새 응답 제출
- 액션: Slack → 메시지 보내기
5) 파일 자동 백업:
- Dropbox에 파일이 업로드되면 해당 파일을 Google Drive로 자동 복사하여 백업하세요.
- 트리거: Dropbox → 새로운 파일 업로드
- 액션: Google Drive → 파일 복사
6) 캘린더 일정 관리:
- Google Calendar에서 새로운 일정이 추가되면, 이를 Microsoft Teams로 자동 전송하여 팀원들과 공유하세요.
- 트리거: Google Calendar → 새 이벤트 생성
- 액션: Microsoft Teams → 메시지 보내기
이런 활용 예시를 통해 Zapier는 업무 흐름을 자동화하여 효율성을 높일 수 있습니다.
3. Zapier 활용 꿀팁
Zapier를 더욱 효과적으로 사용하기 위해 바로 적용할 수 있는 꿀팁들을 소개합니다:
1) Multi-Step Zap 활용:
- Zapier의 유료 플랜에서는 여러 단계의 작업을 한 번에 처리할 수 있는 Multi-Step Zap을 설정할 수 있습니다.
- 예를 들어, 새로운 이메일이 도착하면 Google Sheets에 저장하고, 동시에 Slack 알림을 보낼 수 있습니다.
2) 필터 기능 사용:
- 특정 조건에 따라 Zap이 실행되도록 필터를 설정하세요.
- 예를 들어, 이메일 제목에 "중요"라는 단어가 포함된 경우에만 Zap이 실행되도록 필터링할 수 있습니다.
3) Formatter로 데이터 변환:
- Formatter 기능을 사용해 데이터 형식을 변환하세요. 날짜, 숫자, 텍스트 등을 재구성하여 다른 앱에서 사용할 수 있도록 합니다.
- 예를 들어, 날짜 형식을 "2025-01-01"에서 "January 1, 2025"로 변경할 수 있습니다.
4) Zap 히스토리 확인:
- Zap 실행 내역을 확인하여 오류를 점검하고, 문제가 발생한 Zap을 수정하세요.
- 대시보드의 Task History에서 Zap 실행 결과를 확인할 수 있습니다.
5) 탬플릿 활용:
- Zapier는 다양한 자동화 템플릿을 제공하여 초보자도 쉽게 시작할 수 있습니다.
- Zapier 홈페이지에서 "Popular Zaps" 섹션을 확인하고, 업무에 적합한 템플릿을 찾아 활용하세요.
6) Slack 알림 Zap 설정:
- 중요한 Zap의 실행 결과를 실시간으로 확인하려면 Slack 알림을 설정하세요.
- Zap 실행 시 결과를 Slack으로 전송하여 작업이 성공적으로 처리되었는지 확인할 수 있습니다.
7) 트리거 빈도 조정:
- Zapier에서 Zap의 실행 빈도를 조정하여 실시간 업데이트가 필요한 Zap은 자주 실행되도록 설정하세요.
- 기본적으로 Zap은 15분 간격으로 실행되며, 유료 플랜에서는 1분 간격 실행이 가능합니다.
이 꿀팁들을 활용하면 Zapier 사용이 더욱 편리하고 업무 자동화가 극대화될 것입니다.
결론
Zapier는 반복적인 작업을 줄이고 업무를 자동화하는 데 강력한 도구입니다. 이번 글에서 소개한 기본 사용법, 업무 자동화 예시, 그리고 활용 꿀팁을 참고하여 Zapier를 업무에 적극 활용해보세요. 이를 통해 시간과 노력을 절약하고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있을 것입니다!