안녕하세요 여러분 회사원_K입니다. 하루에 글 하나씩 올리는 게 생각보다 쉽지 않네요. 요즘 회사원들에게 어떤 내용이 도움이 많이 될까 고민하다 보니 MS오피스 같은 유명한 기업 말고, 굉장히 쓰기 좋은 스타트업 프로그램들에 눈이 가게 됩니다. 앞으로 발행할 글들은 그런 스타트업 프로그램에 대한 내용이 될 것 같습니다. 아사나, 처음 들어보시죠? 지금 바로 설명드려보겠습니다.
1. 아사나가 도대체 뭘까?
그냥 아사나 세 글자만 인터넷에 쳐보면 잘 나오지 않습니다. 공식 홈페이지를 들어가 보니 여러 나라에 지사가 있는 걸 보아 그래도 규모는 꽤 큰 곳으로 보입니다. 자 우리도 한 번 사용해 보겠습니다.
1) Asana 가입 및 설치:
- Asana는 웹, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 모두 사용 가능합니다.
- https://asana.com에 들어가서 회원가입 해줍니다. Google 계정 또는 이메일로 간편하게 가입할 수 있습니다.
- 데스크톱 및 모바일 앱을 편하신 대로 다운로드할 수도 있습니다.
2) 프로젝트 생성:
- Asana는 프로젝트를 중심으로 작업을 관리합니다.
- 대시보드에서 프로젝트 생성 버튼을 클릭하고, 템플릿을 사용하거나 새 프로젝트를 생성하세요.
- 프로젝트 이름, 레이아웃(리스트, 보드, 캘린더 등)을 선택하여 프로젝트를 설정할 수 있습니다.
3) 작업(Task) 추가:
- 프로젝트 안에는 내가 할 업무가 생길 때마다 작업을 추가하면 됩니다.
- 프로젝트 화면에서 작업 추가 버튼을 클릭하고 작업 제목을 쓰고 필요한 추가정보 입력도 잊지 마시고요.
4) 작업 우선순위 설정:
- 작업의 중요도에 따라 우선순위를 설정하여 효율적으로 진행하세요.
- 작업 이름 옆의 우선순위 아이콘을 클릭하여 "높음", "보통", "낮음" 등으로 우선순위를 지정할 수 있습니다.
5) 마감일 설정 및 알림:
- 작업 마감일을 설정해 기한 내에 작업을 완료할 수 있도록 하세요.
- 마감일이 가까워지면 Asana가 자동으로 알림을 보내줍니다.
6) 팀원 초대 및 협업:
- 프로젝트에 팀원을 초대하여 협업을 시작하세요.
- 상단의 초대 버튼을 클릭하고, 팀원의 이메일을 입력하여 초대장을 발송합니다.
이제 대충 아사나가 어떤 툴인지 감이 오실 겁니다.
2. 아사나로 우리 팀 협업하기
아사나가 팀 협업에 자신 있는 프로그램인 만큼, 직접 그 사용법도 알아보면 좋겠습니다.
1) 작업 템플릿 활용:
- 반복적으로 수행되는 작업은 템플릿으로 지정해서 바로바로 쓸 수 있습니다.
- 프로젝트 생성 시 템플릿 옵션을 선택하거나, 나만의 템플릿을 만들어놓고 재사용할 수 있습니다.
2) 타임라인(Timeline) 기능:
- 타임라인은 프로젝트의 전체 일정을 시각적으로 보여주는 기능으로, 작업 간의 의존 관계를 설정할 수 있습니다.
- 작업 간의 연결선을 추가하면 그래프와 비슷한 모양으로 팀원들의 타임라인이 생깁니다.
3) 보드 뷰(Kanban 보드):
- Kanban 보드 스타일로 작업 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다.
- To Do(해야 할 일), In Progress(진행 중), Done(완료)와 같은 리스트를 생성하고, 작업을 드래그 앤 드롭으로 이동 가능합니다.
4) 보고서(Reports) 생성:
- Asana의 보고서 기능을 사용하면 팀의 작업 현황과 성과를 분석할 수 있습니다.
- 상단 메뉴의 보고서를 클릭하여 작업 완료율, 마감일 준수 여부 등을 한눈에 확인할 수 있습니다.
5) 마일스톤 설정:
- 프로젝트의 주요 단계나 목표를 마일스톤으로 설정해서 진행 상황을 추적합시다.
- 작업 추가 시 마일스톤 옵션을 선택하고, 프로젝트의 중요한 목표를 설정하면 됩니다.
6) 파일 첨부:
- 작업에 관련된 파일을 직접 첨부하여 팀원들과 공유하세요.
- 작업의 상세 페이지에서 파일 첨부 버튼을 클릭하고, Google Drive, Dropbox 등의 외부 저장소와 연동할 수 있습니다.
7) Slack 연동:
- Asana를 Slack과 연동하여 작업 알림을 실시간으로 확인하고, 팀과 빠르게 소통하세요.
- 설정 메뉴에서 Slack 통합을 설정하면 알림도 받을 수 있습니다.
이렇게 활용하면 뭔가 더 체계적이고 똑똑하게 프로젝트를 관리할 수 있을 것 같습니다.
3. 아사나의 고급 기능들
그럼 이제 항상 그랬듯, 실전에서 바로 사용한 고급 기능들을 익혀봅시다. 어렵지 않으니까 걱정하지 않으셔도 됩니다.
1) 단축키 활용:
- Asana는 다양한 단축키를 제공하여 작업 속도를 높일 수 있습니다:
- Tab + Q: 빠르게 새 작업 추가
- Tab + M: 자신에게 작업 할당
- Tab + P: 프로젝트 선택
2) 작업 세부 정보 추가:
- 작업에 세부 정보를 추가하면 팀원들이 굳이 물어보지 않아도 바로 내용을 알 수 있을 겁니다.
- 작업 설명, 체크리스트, 링크 등을 상세 페이지에 추가해 봅시다.
3) 주간 계획 세우기:
- 주간 단위로 작업 계획을 세우고, "일정 보기"를 활용해서 팀원끼리의 업무 분배를 적당히 할 수 있습니다.
- 월요일마다 주간 회의를 통해 작업 상태를 점검하고, 필요한 경우 다시 조정해 보면 됩니다.
4) 우선순위 기반 작업 정렬:
- 작업 목록을 우선순위에 따라 정렬하면 중요한 작업을 먼저 처리할 수 있습니다.
- 프로젝트 화면에서 정렬 옵션을 "우선순위"로 설정하세요.
5) 작업 반복 설정:
- 정기적으로 반복되는 작업은 반복 옵션을 설정하면 자동으로 추가가 됩니다.
- 작업 생성 시 반복 설정에서 매일, 매주, 매월 등 반복 주기를 설정하면 더 손쓸 일이 없겠죠?
6) 대화(Conversations) 활용:
- 팀원들과 업무에 대한 회의를 해야 한다면 대화 기능을 사용합시다.
- 따로 메신저 앱을 쓰지 않아도 아사나 안에서 바로 의견 공유가 가능합니다.
고급 기능이라고 했지만 전혀 어렵지 않은 것을 아실 수 있을 겁니다.
이렇게 아사나라는 툴에 대해 A부터 Z까지 알아보았습니다. 사실 자료조사 해보면서 아사나의 공식 네이버 블로그도 발견했는데, 최근까지 운영한걸 보니 한국인 사용자들도 점차 늘려나가려고 하는 것 같아 보입니다. 지금 시대에서는 너무나도 쟁쟁하고 유용한 프로그램이 끊임없이 나오고 있습니다. 그 가운데에서 정말 나에게 도움이 되고, 마음에 드는 툴을 찾는 것이 중요한 것 같습니다. 그럼 감사합니다!