안녕하세요 여러분 회사원_K입니다. 오늘은 좀 생소할 수도 있는 프로그램을 같이 알아보려고 합니다. 바로 투두이스트라는 건데요, 투두리스트 아닙니다! 이건 주로 회사원들이 할 일을 잘 관리하고 시간 관리까지 체계적으로 할 수 있게 도와주는 도구입니다. 그럼 바로 시작하겠습니다.
1. Todoist 기초 알아보기
Todoist는 되게 직관적인 인터페이스로 팀 단위의 작업 관리를 쉽게 할 수 있는 도구입니다. 아래는 Todoist의 기본 사용법을 차근차근 알아볼 내용입니다:
1) Todoist 가입 및 설치:
- Todoist는 웹, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 사용할 수 있습니다.
- https://todoist.com에 접속해 계정을 생성하세요. Google 계정이나 이메일로 간편하게 가입할 수 있습니다.
- 데스크톱과 모바일 앱을 설치하면 다양한 기기에서 쉽게 작업을 관리할 수 있습니다.
2) 프로젝트 생성:
- Todoist는 프로젝트 단위로 작업을 관리합니다. 프로젝트는 특정 작업 그룹을 정리하는 데 사용됩니다.
- 좌측 메뉴의 프로젝트 추가를 클릭하고, 프로젝트 이름과 색상을 설정하세요. 예를 들어, "마케팅 캠페인", "개인 일정"과 같은 프로젝트를 생성할 수 있습니다.
3) 작업(Task) 추가:
- 각 프로젝트 내에 작업을 추가하여 할 일을 정리하세요.
- 프로젝트를 선택한 후 작업 추가 버튼을 클릭하고, 작업 제목과 세부 정보를 입력합니다. 필요하면 마감일과 우선순위를 설정하세요.
4) 작업 우선순위 설정:
- Todoist는 작업의 중요도를 나타내는 4단계 우선순위를 제공합니다.
- 작업을 추가할 때 "우선순위 설정"에서 1(높음)부터 4(낮음)까지 선택하여 중요한 작업을 먼저 처리할 수 있도록 정리하세요.
5) 마감일과 반복 일정 설정:
- 작업의 마감일을 설정해 기한 내에 완료할 수 있도록 하세요.
- 반복적으로 해야 할 작업은 마감일 설정 시 "매일", "매주", "매월" 등의 반복 옵션을 설정할 수 있습니다.
6) 알림 기능:
- 중요한 작업을 놓치지 않도록 알림을 설정하세요. 작업 추가 시 "알림 추가"를 클릭해 알림 시간을 설정할 수 있습니다.
나만의 작은 비서같은 느낌이 있네요. 개인이 사용하기에도 되게 좋을 것 같습니다.
2. Todoist로 시간 관리 천재되기
Todoist는 할 일 기록도구 기능에 시간을 효율적으로 관리할 수 있는 다양한 기능까지 함께 있습니다. 아래는 Todoist를 활용해 시간 관리를 최적화하는 방법입니다:
1) 오늘 보기와 일정 보기:
- Todoist는 "오늘"과 "일정" 보기 기능을 통해 작업의 기한을 한눈에 파악할 수 있습니다.
- "오늘" 보기에서 오늘 완료해야 할 작업을 확인하고, "일정" 보기를 통해 주간 또는 월간 계획을 점검하세요.
2) 태그 기능:
- 태그를 사용하면 작업을 분류하고 쉽게 검색할 수 있습니다.
- 예를 들어, 작업에 #회의, #보고서와 같은 태그를 추가하면 나중에 태그를 검색해 관련 작업만 한꺼번에 확인할 수 있습니다.
3) 시간 블로킹 기법:
- Todoist와 시간 블로킹(Time Blocking)을 결합하면 일정 관리가 더욱 효과적입니다.
- 하루를 블록 단위로 나누어 작업 시간을 예약하고, Todoist에 해당 블록을 작업으로 추가하세요.
4) 생산성 분석:
- Todoist는 "생산성 트래커" 기능을 제공하여 주간, 월간 작업 완료 상태를 시각적으로 확인할 수 있습니다.
- 생산성 그래프를 통해 스스로의 작업 패턴을 점검하고, 부족한 부분을 개선하세요.
5) Google Calendar와 연동:
- Todoist를 Google Calendar와 연동하면 작업과 일정을 통합적으로 관리할 수 있습니다.
- 설정에서 Google Calendar 연동 옵션을 활성화하고, Todoist 작업이 자동으로 캘린더에 표시되도록 설정하세요.
6) 템플릿 활용:
- 반복적인 프로젝트는 템플릿 기능을 활용해 시간을 절약할 수 있습니다.
- Todoist에서 제공하는 템플릿을 다운로드하거나, 자신만의 템플릿을 생성하여 유사한 프로젝트에 다시 사용할 수 있습니다.
이렇게 좀 더 자세하게 알아보니 더 업무 관리를 잘 할 수 있을 것 같죠?
3. Todoist 활용 팁들
Todoist를 더욱 효율적으로 활용하기 위해 실전에서 바로 적용할 수 있는 꿀팁들을 소개합니다:
1) 단축키 활용:
- Todoist는 다양한 단축키를 제공하여 작업 속도를 높일 수 있습니다:
- q: 빠르게 새 작업 추가
- @: 작업에 사람 할당
- #: 작업에 태그 추가
2) 작업 분할:
- 큰 작업은 여러 개의 세부 작업으로 분할하여 관리하세요. 세부 작업은 카드의 체크리스트 기능을 활용하면 쉽게 추가할 수 있습니다.
3) 자동화 규칙 설정:
- 반복되는 작업은 자동화 규칙을 설정해 시간을 절약하세요. 예를 들어, 매월 첫째 주 월요일마다 "월간 보고서 작성" 작업을 자동으로 추가하도록 설정할 수 있습니다.
4) 이메일을 작업으로 전환:
- 중요한 이메일을 Todoist 작업으로 쉽게 전환하세요. 이메일에서 Todoist로 전송하면 작업이 자동으로 생성됩니다.
5) 다크 모드 활성화:
- 장시간 사용 시 눈의 피로를 줄이기 위해 다크 모드를 활성화하세요.
- 설정에서 "테마"를 다크 모드로 변경하면 더 편안한 환경에서 작업할 수 있습니다.
6) 작업 완료 후 보상 시스템 활용:
- Todoist는 작업 완료 시 레벨과 포인트를 제공하는 "카르마(Karma)" 시스템을 통해 동기부여를 제공합니다.
- 매일 설정한 목표 작업량을 완료하면 카르마 포인트가 증가하여 성취감을 느낄 수 있습니다.
개인적으로 다크 모드가 마음에 듭니다. 제가 눈이 안좋아서 어두운 모드가 가능한 프로그램이면 더 사용하기 편하기 때문입니다.
그럼 오늘의 포스팅은 여기서 마치겠습니다. 오늘도 새로운 툴을 하나 알게 되셨다면 공감 한 번씩 부탁드리고요. 나만의 비서가 필요하다면 여러분도 투두이스트 한 번 써보시는 게 어떨까요? 다음에 뵙겠습니다. 감사합니다!