안녕하세요 여러분 회사원_K입니다. 별거 안 한 거 같은데 벌써 금요일 저녁이네요. 오늘은 많은 분들이 알고 계실 Zoom을 소개해볼까 합니다. 단순 학교에서만 쓰는 게 아니라 회사에서도 정말 많이 쓰더군요. 같이 줌 기본 사용법과 화상 회의 팁을 설명해 보겠습니다.
1. Zoom 기초 알아보기
다른 회사는 모르겠지만 저희 회사는 줌을 굉장히 많이 사용합니다. 여러 지역에 다양한 사업장이 있는데, 회의를 할 때마다 한 곳에 모이기는 힘들기 때문이죠. 우선 가입부터 시작해 봅시다.
1) Zoom 가입 및 설치:
- Zoom은 데스크톱 앱, 모바일 앱, 웹 브라우저에서 사용할 수 있습니다.
- https://zoom.us에서 계정을 생성하세요. Google 계정 또는 이메일로 간단히 가입할 수 있습니다.
- 데스크톱과 모바일 앱을 다운로드하면 더욱 안정적으로 회의를 진행할 수 있습니다.
2) 회의 시작:
- Zoom을 실행한 후, 홈 화면에서 새 회의를 클릭하면 즉시 회의가 시작됩니다.
- "개인 회의 ID(PMI)"를 사용하거나 새로운 회의 ID를 생성하여 회의를 관리할 수 있습니다.
3) 회의 초대:
- 회의 중 화면 하단의 참가자 → 초대를 클릭하여 초대 링크를 생성하세요.
- 초대 링크를 복사하거나 이메일로 초대장을 발송하면 참가자들이 회의에 쉽게 접속할 수 있습니다.
4) 오디오 및 비디오 설정:
- 회의 시작 전 또는 중간에 오디오와 비디오 설정을 점검하세요.
- 화면 하단의 오디오 → 오디오 설정 또는 비디오 → 비디오 설정을 클릭해 장치를 선택하고 품질을 확인하세요.
5) 화면 공유:
- 회의 중 화면 하단의 화면 공유 버튼을 클릭하면 내 화면을 참가자들과 공유할 수 있습니다.
- 전체 화면, 특정 애플리케이션 창, 또는 화이트보드를 선택적으로 공유할 수 있습니다.
이 기본적인 정보들은 거의 다 알고 계실 테니 이제 화상회의 관리법을 보도록 하겠습니다.
2. Zoom 똑똑하게 화상 회의 관리하기
Zoom은 기본 기능 외에도 생산적인 회의를 위한 다양한 고급 기능을 제공합니다. 아래는 Zoom을 활용한 회의 관리 팁입니다:
1) 회의 예약:
- 미리 회의를 예약하고 참가자들에게 초대장을 발송하세요.
- Zoom 홈 화면에서 일정 버튼을 클릭하여 회의 이름, 시간, 비밀번호 등을 설정하고 초대 링크를 생성하세요.
- 캘린더 연동을 통해 Google Calendar나 Outlook에 회의를 자동으로 추가할 수 있습니다.
2) 회의 보안:
- 회의의 보안을 강화하기 위해 비밀번호와 대기실(Lobby) 기능을 활성화하세요.
- 회의 생성 시 비밀번호 설정 옵션을 활성화하고, 참가자가 입장하기 전에 호스트의 승인을 요구하는 대기실 기능을 설정하세요.
3) 브레이크아웃 룸:
- 회의 중 소규모 그룹으로 나뉘어 토론이 필요할 때 브레이크아웃 룸을 사용하세요.
- 하단 메뉴의 브레이크아웃 룸을 클릭하고 참가자들을 그룹으로 나눌 수 있습니다.
4) 녹화 기능:
- 회의 내용을 기록하여 복습하거나 참석하지 못한 팀원과 공유하세요.
- 하단 메뉴의 녹화 버튼을 클릭하면 로컬 드라이브 또는 클라우드에 회의가 저장됩니다.
5) 채팅 기능:
- 회의 중 채팅을 활용하여 텍스트 메시지나 파일을 공유하세요.
- 화면 하단의 채팅 버튼을 클릭하면 채팅 창이 열리며, 모든 참가자 또는 특정 참가자와 소통할 수 있습니다.
6) 가상 배경:
- 가상 배경 기능을 사용해 배경을 깔끔하고 전문적으로 설정하세요.
- 화면 하단의 비디오 설정 → 가상 배경을 클릭해 이미지를 업로드하거나 Zoom에서 제공하는 배경을 선택하세요.
개인적으로 녹화기능을 많이 추천하는 편입니다. 생각보다 회의할 땐 메모할 시간이 없기 때문에 나중에 한 번 더 챙겨보기 위함입니다.
3. Zoom 활용팁들
Zoom을 더욱 효율적으로 사용하기 위해 실전에서 바로 적용할 수 있는 좋은 팁들을 소개합니다:
1) 빠른 회의 시작:
- Zoom의 단축키를 활용해 빠르게 회의를 시작하거나 관리하세요.
- Alt + N: 카메라 전환
- Alt + A: 오디오 음소거 또는 해제
- Alt + S: 화면 공유 시작 또는 중지
2) 참가자 관리:
- 참가자의 오디오를 음소거하거나 해제하여 회의를 원활히 진행하세요.
- 화면 하단의 참가자 버튼을 클릭해 개별 참가자의 상태를 관리할 수 있습니다.
3) 화이트보드 사용:
- 화면 공유 중 화이트보드 기능을 활성화하여 아이디어를 시각적으로 표현하세요.
- 화이트보드에 직접 메모하거나 도형을 추가할 수 있습니다.
4) 배경 소음 제거:
- 회의 중 배경 소음을 줄이려면 Zoom의 오디오 설정 → 소음 제거 옵션을 활성화하세요.
5) 캘린더 연동:
- Zoom을 Google Calendar, Outlook과 연동하여 회의 일정을 자동으로 관리하세요.
- Zoom 앱의 설정에서 캘린더를 연동하면 일정 생성과 초대가 간편해집니다.
6) 손들기 기능:
- 참가자가 발언 요청을 할 때 손들기 기능을 사용하세요.
- 참가자는 하단 메뉴의 반응 → 손들기를 클릭하여 요청할 수 있으며, 호스트는 이를 확인하고 발언 기회를 줄 수 있습니다.
7) 미팅 종료 후 요약:
- 회의가 끝난 후 주요 논의 사항과 결론을 요약하여 참가자들에게 공유하세요.
- Zoom의 채팅 창을 저장하면 논의된 내용을 복습하기 쉽습니다.
사실 4번의 배경 소음 제거는 저도 이번에 처음 알았습니다. 다음 온라인 회의 때 바로 적용해보려고 합니다.
자 오늘은 이렇게 줌에 대해 간단히 알아보았습니다. 사실 금요일이라 어려운 내용 없이 대중적인 내용으로 써봤는데요. 주말 동안 감기 조심하시고 다음에는 MZ세대들이 많이 쓰는 도구들도 같이 보겠습니다. 감사합니다!