안녕하세요 여러분 회사원_K입니다. 지난 시간에는 워드 표 만드는 법을 본격적으로 배워봤었죠. 그러다 한 가지 빠뜨린 게 생각이 나더군요. 페이지 번호나 본격적으로 서식 설정하는 법은 잘 안 알려드린 것 같아서요. 그래서 이번 시간에는 이런 사소한 기능들까지 다 파헤쳐볼 겁니다. 긴말하지 않고 바로 시작하겠습니다.
1. 페이지 번호 삽입하는 방법
페이지 번호는 말 그대로 페이지들 아래쪽에 들어가는 숫자입니다. 이거 하나만 있어도 실제로 문서를 인쇄했을 때 순서가 헷갈릴 일이 없고, 읽는 사람도 더 편하게 만들어 줍니다. 회사에서도 필수적인 기능이기 때문에 자세하게 알아두시는 게 좋습니다. 그럼 4가지 정도만 설명해 드릴게요.
1) 페이지 번호 삽입:
- 경로는 삽입 → 페이지 번호를 클릭입니다.
- 드롭다운 메뉴에서 페이지 번호의 위치를 선택할 수 있습니다. 위치 옵션에는 "위쪽(머리글)", "아래쪽(바닥글)", "페이지 여백", "현재 위치" 등이 있는데 보통은 "아래쪽(바닥글)"을 많이 사용합니다.
- 위치를 클릭하면 알아서 페이지 번호가 자동으로 삽입됩니다.
2) 번호 형식 변경:
- 페이지 번호의 형식을 변경하고 싶을 땐, 삽입 → 페이지 번호 → 페이지 번호 서식을 눌러줍니다.
- 서식 창에서 번호 스타일(예: 1, 2, 3이나 i, ii, iii 등)을 선택할 수 있습니다.
- 아, 그리고 "페이지 번호 시작" 옵션을 설정하게 되면 원하는 페이지에서 번호를 바로 시작할 수 있습니다.
3) 첫 페이지 번호 숨기기:
- 제목만 있는 대표 페이지에는 페이지 번호가 들어가면 안 되겠죠? 디자인 → 첫 페이지 다르게를 체크합니다. 이렇게 되면 첫 페이지는 번호가 표시되지 않고 그다음 페이지부터 바로 표시됩니다.
4) 섹션별 페이지 번호 설정:
- 긴 문서에서 섹션별로 페이지 번호를 다르게 설정하고 싶을 수도 있습니다. 페이지 번호가 너무 길어져버리면 또 지루하니까요. 레이아웃 → 나누기 → 다음 페이지를 선택해서 섹션을 나눕니다.
- 각 섹션을 클릭한 후 디자인 → 링크 끊기를 클릭하여 섹션 간 연결을 해제할 수 있습니다. 각 섹션별로 페이지 번호를 새롭게 설정하면 굳이 문서를 하나씩 더 만들지 않아도 됩니다. 번호만 끊으면 되니까요.
어느 정도 설정하는 법과 개념은 이해되셨을 것 같습니다. 그럼 페이지 번호를 조금 더 귀엽고 눈에 띄게 만들어 보겠습니다.
2. 페이지 번호 서식 꾸미는 법
페이지 번호의 서식을 조금만 바꿔도 문서의 테마가 바뀔 수 있습니다. 각 상황에 따라 조금씩 수정해 주면 되는데, 회사에서 사용하는 기준으로 말씀드리겠습니다.
1) 페이지 번호 위치 조정:
- 삽입된 페이지 번호를 클릭하면 편집 모드로 바뀝니다. 이 상태에서 번호를 드래그하거나 텍스트 정렬(왼쪽, 가운데, 오른쪽)을 바로 할 수 있습니다.
- 홈 → 단락 메뉴에서 정렬 아이콘을 이용해 번호 위치를 조정할 수도 있습니다. 우리는 그냥 가운데로 설정하겠습니다.
2) 글꼴 및 색상 변경:
- 페이지 번호를 더 돋보이게 하고 싶다면 글꼴 스타일이나 크기를 좀 바꿀 수 있습니다.
- 홈 → 글꼴 섹션에서 원하는 글꼴과 크기를 설정해 주시고요.
- 텍스트 색상을 변경하려면 글꼴 색 아이콘을 사용해서 괜찮은 색으로 바꿔줍니다.
3) 테마와 디자인 적용:
- 워드에서 제공하는 테마를 사용하면 문서의 전체적인 디자인을 동일한 콘셉트로 설정할 수 있습니다.
- 상단 메뉴에서 디자인 → 문서 테마를 클릭해 봅시다. 페이지 번호와 문서의 스타일이 통일되는 걸 볼 수 있습니다.
4) 페이지 번호 배경 추가:
- 특히나 중요한 페이지일 때, 그 페이지 번호 배경을 강조하고 싶다면 텍스트 상자나 도형을 삽입하여 번호에게 돋보이는 옷을 입혀줄 수도 있습니다.
- 삽입 → 도형에서 사각형이나 원을 누르고, 페이지 번호 뒤에 놓아서 배경 효과를 추가하세요. 하지만, 굳이 이렇게까지 하는 사람이 있을까요?
5) 머리글/바닥글 꾸미기:
- 페이지 번호를 포함한 머리글이나 바닥글에 회사 로고나 제목, 날짜 등을 추가해서 문서를 좀 더 풍성하게 만들 수 있습니다.
- 삽입 → 머리글 또는 바닥글을 선택한 후, 적절한 내용을 추가합니다. 저는 왼쪽 하단에 회사명 정도는 추가하고 싶습니다.
다만 어디까지나 '페이지 번호'이기 때문에, 본문보다 눈에 띌 필요는 전혀 없습니다. 오히려 심하게 꾸밀 경우 좋지 않은 문서가 될 수 있습니다. 상사에게 혼나고 싶지 않다면, 서식 꾸미기는 그냥 알아만 둡시다.
3. 실전 활용: 페이지 번호로 문서 품질 높이기
자 그럼 엄청나게 유용한 실전 팁들을 알아보는 시간입니다.
1) 목차와 연동: 페이지 번호는 목차와 동일하게 설정해서 독자가 원하는 정보를 쉽게 검색할 수 있도록 도와줍시다.
- 상단 메뉴에서 참조 → 목차를 클릭하고, 자동 목차를 추가하면 각 제목에 페이지 번호가 자동으로 연결됩니다.
- 만약 수정사항이 있었다면, 목차를 업데이트해서 변경된 페이지 번호를 반영해야 합니다.
2) 학술 문서나 보고서 작성: 학술 논문이나 보고서에서는 섹션별로 다른 번호 형식을 사용하는 경우가 많습니다. 서론 부분은 로마 숫자(i, ii, iii), 본문은 아라비아 숫자(1, 2, 3)를 사용할 수 있겠는데요, 이렇게 설정하시고 교수님께 칭찬받으시길 바랍니다.
- 각 섹션별로 페이지 번호 서식을 설정하여 번호 형식을 다르게 지정하세요.
3) 장/절 표시: 긴 문서에서는 페이지 번호에 장(chapter) 번호를 추가하면 문서 구조를 더 잘 나눌 수 있습니다.
- 삽입 → 페이지 번호 → 페이지 번호 서식에서 "장 번호 포함"을 누른 뒤에, 시작 번호만 설정하면 됩니다.
4) 시각적 효과 강화: 보고서나 프레젠테이션 문서에서는 눈에 띄는 효과를 추가했을 때 독자의 관심을 끌 수 있습니다.
- 번호를 강조하려면 색상, 배경, 테두리를 활용해서 눈에 확 띄게 만들어버리세요.
5) PDF 변환 시 활용: 페이지 번호를 삽입한 후, 문서를 PDF로 저장해 버려도 번호가 그대로 남아있습니다. 물론 수정은 다시 워드에서 해야 하지만요.
오늘은 이렇게 워드의 '페이지 번호'에 대해서 좀 깊게 알아봤습니다. 10장~20장 정도의 짧은 보고서면 굳이 필요는 없겠지만, 50장이 넘어가는 긴 문서면 무조건 페이지 번호를 추가해야 합니다. 여러분들이 회사에서 유용하게 쓰는 정보이길 바랍니다. 감사합니다!