저번 시간에는 한동안 엑셀에 대해서 파헤쳐보고, 실전 사용법까지 자세하게 알아봤습니다. 그럼 이제는 MS 워드에 대해서 알아볼 차례겠죠? 워드는 문서 작성의 대표적인 도구로, 엑셀 다음으로 많이 사용하는 프로그램입니다. 데이터 정리보단 문서 작성 자체에 초점이 맞춰져 있습니다. 이 기본 설정을 잘 이해하고 활용하기만 해도 문서를 더 깔끔하고 예쁘게 작성해 볼 수 있습니다. 그럼 본격적으로 입문자 분들을 기본 작성 도구들과 실제 사용 가능한 팁까지 소개하겠습니다.
1. 워드 문서 기본 설정하기
본격적으로 문서를 만들어보기 전에 기본 설정을 잘 설정해주면 여러분의 작업이 더 쉬워질 겁니다. 문서의 구조나 가독성을 높이는 설정을 조금만 해줘도 보는 사람으로 하여금 읽기 쉬운 느낌을 주기 때문입니다.
1) 페이지 설정: 가장 먼저 기본적인 페이지 크기나 여백 그리고 방향을 설정해줘야 합니다. 이건 문서의 전체적인 레이아웃을 결정하는 거라 가장 대중적이면서도 나에게 편하게 설정하시면 되겠습니다.
- 상단 메뉴에서 레이아웃 → 여백을 클릭하고, "보통", "좁게", "넓게" 등 원하는 여백 스타일을 선택하면 됩니다. 마음에 들지 않는다면 직접 사용자 지정 여백을 설정하셔도 됩니다.
- 문서의 방향(세로, 가로)을 설정하려면 레이아웃 → 방향을 지정하면 됩니다. 사실 워드를 가로로 쓰는 사람은 거의 없을거라 따로 안건 들이셔도 됩니다.
- 페이지 크기를 설정하려면 레이아웃 → 크기에서 원하는 크기를 선택해주면 됩니다.
2) 문서 글꼴 설정: 워드의 기본 글꼴은 "Calibri"로 설정되어 있습니다. 이것도 무난하긴 하지만 저는 좀 더 편안한 느낌을 주기 위해 항상 "나눔 고딕"을 사용합니다. 진지해야 하거나, 전문적이어야 할 때는 또 그 목적에 맞는 글꼴로 변경시키면 되겠죠? 글꼴이나 크기 설정은 다 기본적으로 아실 테니 넘어가겠습니다.
- 단축키: Ctrl + D를 눌러 글꼴 설정 창을 열 수 있습니다. 여기서 기본 글꼴을 설정할 수 있는데 "기본값으로 설정" 선택하시면 새 문서를 생성해도 그 세팅값이 그대로 적용됩니다.
3) 줄 간격과 단락 설정: 줄 간격은 문서의 가독성에 생각보다 영향을 많이 미칩니다. 기본 설정은 1.15로 되어 있는데 좀 답답한 느낌이 든다면 1.5에서 2정도로 조절해 주시는 게 좋습니다.
- 홈 → 단락 섹션에서 줄 간격 아이콘을 클릭하고, 원하는 간격(예: 2줄)을 선택합니다.
- 단락 사이사이 간격을 조정하려면 단락 섹션에서 "간격 추가" 아니면 "간격 제거"를 선택해줍니다.
4) 머리글과 바닥글 추가: 문서에 페이지 번호나 제목을 추가하려면 머리글과 바닥글을 설정하는 게 좋습니다. 보통 워드로 전자책을 쓰시는 분들이 유용하게 쓰는 기능입니다.
- 상단 메뉴에서 삽입 → 머리글 또는 바닥글을 클릭하고, 원하는 스타일을 하나 골라줍니다.
- 삽입 → 페이지 번호를 누르고 위치(위쪽, 아래쪽)와 정렬(오른쪽, 가운데 등)을 선택해 문서에 번호를 추가하면 됩니다.
일단 이렇게 기본 설정을 해두면 앞으로 또 설정할 필요가 없기 때문에, 초기에 워드 세팅을 추천드립니다.
2. 도움 되는 문서 작성 도구 활용하기
그럼 이제는 워드의 각종 기능과 도구들을 살펴보겠습니다.
1) 스타일 기능: 스타일은 제목, 소제목, 본문 등에 통일된 스타일을 적용할 수 있는 도구입니다.
- 홈 → 스타일 섹션에서 "제목 2", "본문" 등의 스타일을 선택해서 문서 전체에 통일감을 줄 수 있습니다.
- 스타일을 사용자 지정하려면 스타일 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고, "수정"을 선택합니다.
2) 자동 맞춤법 검사: 이건 제가 워드 사용하면서 참 편하다고 느낀 기능인데, 맞춤법이 틀린 부분은 자동으로 빨간 밑줄이 그어집니다. 마우스 오른쪽 버튼 누르면 바로 올바른 문법을 선택할 수 있어서 따로 검사를 할 필요가 없습니다. 참고로 문법 오류는 파란색 밑줄로 표시되는데 이건 무시하셔도 됩니다. 문법 오류라기보단 어순 정도가 이상한 부분을 참고하라고 하는 것 같습니다.
- 메뉴 중 검토 → 맞춤법 및 문법을 클릭해서 문서 전체의 오류를 한 번에 확인할 수도 있습니다.
3) 찾기 및 바꾸기: 문서에서 특정 단어를 찾거나, 대량으로 수정해버려야 할 때 유용한 기능입니다.
- Ctrl + F는 특정 단어 찾기입니다. 찾고자 하는 단어를 입력하면 문서 내에서 그 단어를 1초 만에 찾을 수 있습니다.
- Ctrl + H는 특정 단어 바꾸기입니다. A라고 쓴 부분을 모두 B로 바꾸고 싶을 때 이 기능을 사용하면 문서 전체에 있는 A 부분을 한 번에 수정할 수 있습니다.
4) 목차 자동 생성: 스타일 기능을 사용해서 제목과 소제목을 설정하면 목차를 자동으로 만들 수도 있습니다.
- 상단 메뉴에서 참조 → 목차를 선택하고, 원하는 목차 스타일을 선택하면 됩니다.
- 만약에 문서를 수정했으면, 목차 위에 마우스 오른쪽 버튼을 누른 후 "목차 업데이트"를 선택하여 변경 사항을 바로 반영할 수 있습니다.
이렇게 알아두면 좋은 기능들을 알아봤는데요, 그럼 실전에서 바로 쓸 수 있는 기능들도 보겠습니다.
3. 실전에서 활용하는 워드 활용 팁
이번에는 실제로 워드를 사용할 때 알아두면 업무 효율까지 증가할 다양한 팁들을 알려드리겠습니다. 우선 워드를 켜보시고, 따라 해보는 것을 추천드립니다.
1) 템플릿 활용: MS 워드에서는 사용자들을 위해 다양한 문서 템플릿을 제공하고 있습니다. 디자인이 엄청나게 고급스러운 느낌은 아니지만 보고서, 레터, 이력서 등에 필요한 실용적인 느낌의 템플릿입니다. 아예 흰 바탕에서 작성하는 것보다는 시간을 단축할 수 있겠습니다.
- 상단 메뉴에서 파일 → 새로 만들기를 클릭하고, 원하는 템플릿을 검색해서 한 번 살펴보시기 바랍니다.
2) 단축키 익히기: 엑셀에서도 자주 쓰이는 단축키가 있듯이, 워드에도 네 가지 정도의 단축키가 있습니다.
- Ctrl + B: 굵게
- Ctrl + I: 기울임 꼴
- Ctrl + U: 밑줄
- Ctrl + Z: 실행 취소
3) 레이아웃 미리 보기: 문서를 작성하면서 "인쇄 미리 보기"를 통해 레이아웃을 확인하면 인쇄했을 때의 실수를 줄일 수 있습니다.
- 메뉴 중에서 파일 → 인쇄를 클릭해 미리 보기로 확인해 봅시다. 사실 Ctrl + P 하는 게 더 빠릅니다.
4) 글꼴과 색상 조화: 제목과 본문에 서로 다른 글꼴과 색상을 사용할 때는 그 문서를 읽는 사람도 생각해야 합니다. 너무 알록달록해도 안되고, 너무 단조로워도 눈에 안 띄겠죠. 제목은 굵고 눈에 띄는 색으로, 본문은 읽기 편한 색과 글꼴로 설정합니다.
5) 검토 요청: 워드에 검토 요청 기능이 있었다는 거 알고 계셨나요? 문서 작성 이후에 팀원이나 상사에게 검토 요청을 하고 피드백을 받아 더 보완해도 좋습니다. 검토 → 변경 내용 추적 기능을 활용해서 그 수정 사항을 쉽게 확인할 수 있겠습니다.
오늘은 이렇게 워드 초보자들을 위해 기초부터 탄탄하게 배워보았습니다.
자, 결론적으로 워드는 문서 작성의 기본 도구이지만 여러분들이 적합한 설정과 기능들을 사용하면 100배로 활용이 가능합니다. 오늘 제가 말씀드린 내용들을 활용해서 실제로 문서 하나를 작성해 보는 게 좋겠죠? 3일 정도만 꾸준히 연습해도 워드 초보자에서 전문가까지 빠르게 성장할 수 있을 겁니다. 감사합니다!