안녕하세요 여러분 '직장인들을 위한 공간'의 회사원_K입니다. 이번 시간에는 좀 특별하게, 워드에 숨어있는 기능들을 살펴보려고 합니다. 엑셀에 비해서 쓸 수 있는 도구가 적다고 생각하는 사람들이 많은데, 그 생각을 바꿔서 워드를 200% 사용해 보는 것도 좋을 것 같기 때문입니다. 그럼 바로 본론으로 들어가겠습니다.
1. 공동 작업에 유용한 기능
워드를 개인이 아니라, 팀원과의 협업으로도 사용할 수 있다는거 알고 계시나요? 회사에서 공동 작업을 하고 싶을 때 쓸 수 있는 기능들을 소개하겠습니다.
1) 변경 내용 추적 (Track Changes):
- 문서를 수정할 때 그 변경 사항을 기록하고 누가 어느 부분을 수정했는지 과거를 확인할 수 있는 기능입니다. 어떤 팀원이 어떤 부분을 수정했는지 알게 된다는 건 협업 과정에서 너무 중요한 포인트입니다.
- 사용법: 상단 메뉴에서 검토 → 변경 내용 추적 누릅니다. 이후 수정된 부분이 빨간색으로 표시되고 주석도 같이 추가할 수 있습니다.
- 팀원 간 수정 내용에 대한 투명성이 보장되고 피드백도 빨리 반영할 수 있습니다.
2) 문서 비교 (Compare Documents):
- 두 개의 문서를 비교해 차이점을 한 눈에 확인하는 기능입니다. 수정본과 원본을 같이 놓고 비교하면 어떤 내용이 어떻게 바뀐 건지 한눈에 볼 수 있습니다.
- 사용법: 검토 → 비교 → 두 개의 문서 비교를 선택한 후 서로 비교해볼 문서를 선택하면 변경 사항을 볼 수 있습니다.
- 이 기능은 수정본과 최종본을 서로 비교할 때 특히 잘 활용할 수 있겠습니다.
3) 공유 및 실시간 협업:
- 워드 문서를 OneDrive에 저장하면 여러 사용자가 동시에 접속해, 같이 실시간으로 수정할 수 있다고 합니다.
- 사용법은 파일 → 공유를 클릭하고 OneDrive에 저장한 뒤 우리 팀원들에게 링크를 공유하면 됩니다.
- 실제로 저희팀 주간업무를 취합할 때 이 기능을 활용해 본 적이 있는데요. 주간업무를 매주 취합해야 하는 팀원이 굳이 파일을 받으러 다니지 않아도, 이 협업 파일 하나만 확인하면 되니 정말 편하더라고요.
여러분들도 회사에서 공유 기능이나 문서 비교 기능을 활용해 더 효율적으로 일해보시는 것을 추천드립니다.
2. 생산성을 높이는 자동화 기능
엑셀에는 매트로 기능이 있다면 워드에도 자동화 기능이 있습니다. 물론 내가 한 행동을 추적해 그대로 입력해 주는 건 아니지만, 꽤 쓸만한 것들입니다.
1) 찾기 및 바꾸기:
- 문서 안에서 특정 단어나 문장을 빠르게 찾고 수정하거나, 한 번에 바꿀 수 있는 도구입니다.
- 사용법: 단축키 Ctrl + H를 누르면 "찾기 및 바꾸기" 창이 열립니다. "찾을 내용"과 "바꿀 내용"을 입력한 뒤 "모두 바꾸기"를 클릭하면 됩니다.
- 보고서 파일에서 부서명을 "영업부"에서 "마케팅부"로 변경해야 할 때 이 기능을 사용하면 1초 만에 전체 수정이 가능해지는 셈입니다. 저도 이 기능을 굉장히 자주 씁니다.
2) 자동 목차 생성:
- 문서의 제목과 소제목을 기반으로 클릭 가능한 목차를 자동으로 생성합니다. 만약 전자책을 작성하는 사람이나 아주 긴 보고서를 작성해야 한다면, 꼭 사용해야겠죠?
- 사용법: 상단 메뉴에서 참조 → 목차를 누르고 '자동 목차 스타일'을 선택합니다.
- 문서를 수정했으면 목차 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 후 "목차 업데이트"를 선택해서 다시 변경 사항이 자동 반영되도록 하면 됩니다.
3) 빠른 서식 복사 (Format Painter):
- 특정 텍스트나 단락의 서식 자체를 복사해서 다른 부분에 똑같이 적용할 수 있는 도구입니다.
- 사용법: 서식을 복사할 텍스트를 선택하고 메뉴에서 홈 → 서식 복사(페인트 브러시 모양)을 클릭합니다. 그리고 서식을 적용할 텍스트를 선택하면 됩니다.
- 단축키: Ctrl + Shift + C로 서식을 복사하고 Ctrl + Shift + V로 빠르게 붙여넣을 수 있습니다.
4) 자동 저장 및 복구:
- 작업 중 갑자기 컴퓨터 종료나 오류가 발생했을 때 워드는 자동 저장된 내용을 다시 복구할 수 있습니다.
- 사용법: 파일 → 옵션 → 저장에서 "자동 복구 정보 저장 간격"을 설정해서 주기를 조정해 주면 됩니다.
위 네가지 기능들은 정말 '1초 만에' 가능하기 때문에, 여러분들이 단축키를 외워두면 금방 워드 고수가 될 겁니다.
3. 숨겨진 유용한 도구들
그럼 이번엔 사람들이 잘 모르는 숨겨진 특별 기능들을 살펴보겠습니다. 문서 작업에 직접적으로 도움을 준다기보단, 알아두면 정말 좋은 기능 네 가지입니다.
1) 음성 입력 (음성 받아쓰기):
- 키보드 대신 음성을 텍스트로 변환하여 입력할 수 있는 기능입니다.
- 사용법은 홈 → 음성 받아쓰기를 클릭하고 마이크에 대고 말하면 음성이 텍스트로 자동 변환됩니다.
- 많은 양의 내용을 한 번에 작성해야 할 때 자주 쓰실 겁니다.
2) 문서 번역:
- 문서를 다른 언어로 자동 번역해 주는 기능입니다. 특히 해외 자료를 작성하거나 외국어로 된 문서를 내가 읽어야 할 때 잘 쓸 수 있습니다.
- 사용법: 상단 메뉴에서 검토 → 번역을 선택하고, 번역할 텍스트와 언어를 지정합니다.
3) 문서 보호:
- 문서 편집을 제한하거나 암호를 설정해서 남들로부터 보호할 수 있습니다.
- 파일 → 정보 → 문서 보호에서 "편집 제한"이나 "암호 설정"을 선택해서 파일을 잠가보세요.
4) 문서 비교 및 병합:
- 여러 버전의 문서를 비교하거나 병합해서 최종 문서 한 개를 만들 수 있습니다.
- 사용법: 검토 → 비교를 선택하여 두 문서를 비교해 보고 "병합"을 클릭합니다.
이렇게 하면 반복 작업에서 오는 피로감을 많이 줄일 수 있으실 겁니다.
오늘은 이렇게 워드의 남들이 모르는 숨은 기능들을 알아보았습니다. 이 중에서 이미 알고 있는 것들이 많다면 당신은 워드 고수일 겁니다. 이렇게 사소하지만 중요한 기능들을 직접 써가면서 실력을 점점 늘리셨으면 좋겠습니다. 그럼 다음에 또 만나요. 감사합니다!