안녕하세요 여러분 좋은 아침입니다. 오늘은 별다른 오프닝 없이 바로 본론으로 들어가겠습니다. 많은 사람들이 워드 템플릿이 있다는 걸 모르고 있더라고요. 다만 빠르게 문서를 만들고 싶다면 활용하기 좋은 기능입니다. 워드 템플릿 종류와 보고서 작성 팁까지 함께 보도록 하겠습니다.
1. 워드 템플릿 알아보기
워드 템플릿은 기본적인 레이아웃이나 서식, 디자인이 다 미리 설정된 문서 형식입니다. 보통 보고서, 레터, 이력서 등 형식이 정해져 있는 문서를 생성해야 할 때 사용하면 좋습니다. 기본적으로 시간을 절약할 수 있고 내가 직접 설정하는 것보다 더 전문적으로 보이게 할 수 있기 때문입니다.
1) 템플릿의 장점:
- 디자인과 서식이 미리 세팅되어 있어서 문서 작성 시간을 줄일 수 있습니다.
- 초보자도 쉽게 전문적인 문서를 생성할 수 있습니다.
- 회사나 프로젝트의 일관된 스타일을 유지할 수 있습니다.
2) 기본 제공 템플릿:
- MS 워드는 기본적으로 다양한 템플릿을 제공하는데 필요할 땐 따로 수정할 수도 있습니다.
- 상단 메뉴에서 파일 → 새로 만들기를 클릭하면 사용 가능한 템플릿 목록이 나타납니다.
3) 템플릿의 종류:
- 보고서, 이력서, 회의록, 일정표 등 다양한 템플릿들이 보일 겁니다. 보고서를 작성하고 싶다면 "보고서" 템플릿을 검색해서 사용하면 됩니다.
일단 한 번 템플릿들을 구경해보고 내가 사용하면 좋을 것 같은 템플릿을 봐두는 것도 좋은 방법입니다.
2. 워드 템플릿으로 보고서 작성해보기
그럼 템플릿 사용 이후 직접 함께 보고서를 작성해 보겠습니다. 이런 프로그램들은 직접 해봐야 실력이 늘기 때문에 여러분도 눈으로만 보지 말고 지금 바로 따라 해보시기 바랍니다.
1) 적합한 템플릿 선택:
- 새로 만들기를 클릭하고 다양한 템플릿들을 구경해 줍니다.
- 검색창에 "보고서"라고 치면 해당 관련 템플릿만 표시가 됩니다. "기술 보고서", "사업 보고서" 등 다양한 게 뜰 텐데 저희는 직업에 맞게 사업 보고서를 클릭해 보도록 하겠습니다. 일단 업무에 관련된 아무 내용이나 간단하게 작성해 줍시다.
2) 내용 추가 및 수정:
- 템플릿에는 제목, 부제목, 본문 등의 기본 레이아웃이 이미 설정돼 있습니다. 수정이 필요하다고 생각되는 부분에만 내가 수정을 하면 됩니다.
- 대충 내용은 작성했다면 홈 → 스타일 메뉴를 이용해서 제목, 본문 부분에 잘 어울리는 서식을 적용합니다.
- 보편적으로는 "제목 1" 스타일로 주요 제목을 강조하고 본문 텍스트에는 "본문" 스타일을 넣어서 좀 더 보기 좋게 만들어주는 편입니다.
3) 표와 그래프 추가:
- 보고서의 데이터를 효과적으로 보여주려면 표와 그래프도 빼놓을 수 없겠죠?
- 저번시간에 같이 표를 작성해 보고 그래프를 삽입하는 법도 배웠었습니다. 어울리는 그래프도 한 번 넣어보세요.
- 너무 텍스트만 많은 것보단 적당하게 표를 넣어서 눈의 피로감을 줄여줍시다.
4) 머리글과 바닥글 설정:
- 보고서에 페이지 번호와 작성자 정보, 날짜를 더하면 좀 더 전문적인 느낌을 줄 수 있습니다.
- 머리글로 간단한 의견을 써주시고, 저희가 배웠던 '페이지 번호'도 적용해봅시다.
5) 목차 자동 생성:
- 보고서가 생각보다 길어진다면 목차를 추가해서 보는 사람이 쉽게 읽을 수 있게 해 줍시다.
- 참조 → 목차를 누르고 자동 목차를 생성해 보세요. 저번에 말했듯 본인이 전자책을 쓰는 사람이라면 필수로 만드셔야 합니다.
3. 실전에서 활용하는 템플릿 작성 팁
그럼 여러분들이 회사에서 실제로 템플릿을 사용한다고 가정했을 때 바로 써먹을 수 있는 내용들을 더 알려드리겠습니다.
1) 템플릿 커스터마이징:
- 기본 제공 템플릿을 그대로 사용하는 것도 괜찮지만 맡고 있는 프로젝트에 맞게 추가 커스터마이징하면 '나만의 템플릿'을 만들 수 있습니다.
- 회사 로고를 작게 넣어주거나, 강조색을 브랜드 컬러로 바꿔주면 더 예쁠 겁니다.
- 디자인 → 테마를 선택하고 문서의 전체적인 스타일을 바꿔볼 수 있습니다.
2) 템플릿 저장:
- 자주 사용하는 템플릿은 사용자 지정 템플릿으로 저장해 두면 굳이 찾지 않아도 바로 쓸 수 있습니다.
- 템플릿을 적당히 수정해 준 뒤 다른 이름으로 저장 → 파일 형식에서 "Word 템플릿(*. dotx)"으로 저장합니다.
- 그럼 다음에 같은 내용으로 문서를 작성해야 할 때 바로 불러와서 쓸 수 있겠죠?
3) 보고서 구조에 집중:
- 회사 보고서를 쓸 때 템플릿 구조를 잘 이해하고 있다면 정보 전달도 잘할 수 있을 겁니다. "서론", "본론", "결론"의 구조를 유지한 상태에서 더 풍부한 내용을 추가해 봅시다.
4) 목차와 페이지 번호 관리:
- 길이가 긴 보고서에는 페이지 번호, 목차가 필수로 있어야 합니다. 템플릿 안에 기본적으로 설정된 목차와 페이지 번호를 기준으로 문서 체계를 한 번 잡아봅시다.
5) 클라우드와 연동:
- 템플릿으로 작성한 보고서를 OneDrive에 저장해 놓는 것을 추천드립니다. 어디서나 사용하기 유용한 문서이기 때문에 꼭 회사가 아니더라도 다른 곳에서 사용할 수 있기 때문입니다.
오늘은 이렇게 템플릿 활용법과 실전에서 사용할 수 있는 여러 가지 기능들을 배웠습니다. 사전에 제가 워드 관련 다양한 기능과 방법을 소개해드렸기 때문에 오늘 내용이 어렵지는 않으셨을 겁니다. 만약 혼자 연습하고 따라 해보신 분들이라면 이번 템플릿 보고서 만들기 실습은 정말 쉬웠겠죠? 이제 회사에서 한 번 사용해 보시고, 내 스타일에 맞는 템플릿을 골라보시기 바랍니다. 감사합니다!