막상 회사에 들어가 보니 데이터 활용할 게 정말 많죠? 또 그 데이터들을 어떻게 정리하고 활용해야 할지도 모르겠다면 오늘 이 글이 정말 도움 될 겁니다. 대표적으로 데이터 정렬과 필터링은 대량 데이터를 잘 관리하고 분석하는 데 필수인 기능입니다. 팁들 많이 알려드릴 테니 엑셀 고수가 되고 싶다면 놓치지 마세요!
1. 데이터 정렬: 체계적으로 정리해보기
데이터 정렬하면 뭐가 떠오르시나요? 맞습니다. 바로 데이터를 특정 기준에 따라 순서대로 정리하는 기능입니다. 데이터가 많아질수록 똑똑하게 정리해 두면 그만큼 정보를 빠르게 찾고 분석할 수 있게 됩니다. 엑셀에서 데이터를 정렬하는 방법은 쉽지만, 정석대로 사용하는 것이 중요합니다.
1) 기본 정렬: 데이터를 오름차순(작은 값부터 큰 값)이나 내림차순(큰 값부터 작은 값)으로 정렬할 수 있습니다. 예시로 "이름", "성적", "날짜"와 같은 열을 기준으로 정렬할 수 있는데, 앞으로도 정말 많이 사용하게 될 기능입니다.
- 정리시킬 셀을 선택한 후 상단 메뉴에서 데이터 → 정렬을 클릭합니다.
- 정렬 기준을 선택하고, 오름차순 또는 내림차순을 클릭해 줍니다.
2) 여러 열 기준으로 정렬: 조금 더 실질적으로 활용해 볼까요. 두 개 이상의 열을 기준으로 정렬할 수도 있습니다. 만약 부서별로 정렬한 뒤에, 각 부서 내에서 이름순으로 추가 정렬한다면 더 쉽게 데이터를 볼 수 있습니다.
- 데이터 → 정렬을 선택하고, 첫 번째 기준을 추가한 뒤 "수준 추가" 버튼을 눌러줍니다.
- 두 번째 기준을 설정한 뒤 확인 버튼을 누르면 방금 추가한 기준대로 데이터를 또 정렬할 수 있습니다.
3) 사용자 지정 정렬: 텍스트 데이터를 특정된 순서대로 정렬해야 할 때는 사용자 지정 목록을 사용할 수 있습니다. 말 그대로 여러분들이 지정한대로 엑셀에게 정렬을 요청하는겁니다. "월" 데이터를 "4월, 5월, 6월" 순서로 정렬하려면 사용자 지정 목록을 먼저 설정해줘야 합니다.
- 데이터 → 정렬을 선택하고, 정렬 기준에서 "사용자 지정 목록"을 선택한 뒤 원하는 순서를 추가합니다.
4) 주의사항: 정렬 시에는 꼭 데이터의 모든 열을 선택해줘야 하는 것 잊지 마시기 바랍니다. 아니면 데이터가 이상하게 섞이는 문제가 생길 수 있습니다. 그러니까 항상 데이터의 전체 범위를 지정한 뒤에 정렬을 시켜야 합니다.
정렬 기능은 말그대로 데이터만 쭉 나열하는 기능이 아닙니다. 중요한 정보를 빠르게 찾고 또 분석할 수 있게 도와주는 참 좋은 도구입니다. 정렬 옵션을 잘만 활용한다면 데이터를 더욱 똑똑하게 관리할 수 있습니다.
2. 데이터 필터링: 원하는 정보만 골라내기
그럼 본격적으로 필터링 기능도 알아보겠습니다. 이건 대량의 데이터 중에서 특정 조건에 맞는 데이터만 선택적으로 표시하는 기능입니다. 특히 내가 원하는 대로 정보를 조회하거나 추출할 때 굉장히 도움이 많이 됩니다.
1) 기본 필터: 기본 필터를 사용하면 특정 열의 데이터를 조건에 따라 필터링할 수 있습니다.
- 데이터 → 필터 메뉴를 클릭하면 각 열 제목 옆에 화살표 박스가 나타납니다. 이 화살표는 여러분들이 회사생활 하면서 정말 많이 보게 될 겁니다.
- 화살표 박스를 클릭한 후 원하는 조건만 선택한다면, 그 조건에 맞는 데이터만 걸러서 표시됩니다.
- "부서" 열에서 "영업부"만 필터링한다고 가정했을 때, 그 영업부와 관련된 데이터만 한눈에 볼 수 있게 되는 겁니다.
2) 텍스트와 숫자 필터: 필터 메뉴에서 "텍스트 필터" 또는 "숫자 필터"를 선택하여 보다 세세한 필터링을 해볼 수 있습니다.
- 텍스트 필터: 특정 글자가 들어있는 텍스트를 기준으로 데이터를 필터링하는 겁니다. 좀 특수한 예를 들어보겠습니다. 성은 다른데 이름만 같은 직원들을 찾고 싶다면? 그 "이름"만 텍스트 필터에 입력해 주는 겁니다. 이렇게 부분적으로도 텍스트 데이터를 추출해 낼 수 있습니다.
- 숫자 필터: 특정한 값 이상이나 이하의 데이터를 필터링할 수 있습니다. "판매량"이 94 이상인 데이터만 표시할 수 있는 것처럼 말입니다.
3) 조건부 필터: 필터를 적용할 때 두 개 이상의 조건도 사용할 수 있습니다. 여러분이 판매부서인데, "판매량이 100 이상이면서 지역이 서울인 데이터"를 필터링하려면 어떻게 해야 할까요? 그 필터 조건을 직접 조합해서 적용하면 바로 나오게 됩니다.
4) 고급 필터: 고급 필터는 말 그대로 조금 더 복잡한 조건을 사용하여 데이터를 필터링할 수 있는 기능입니다.
- 상단 메뉴에서 데이터 → 고급을 누릅니다.
- 고급 필터 창에서 "조건 범위"를 설정하여 내가 직접 지정한 조건에 맞는 데이터를 필터링할 수 있습니다.
- 예를 들어, "날짜가 2024년 12월"이고 "판매량이 230 이상"인 데이터를 필터링해볼 수 있습니다.
보시다시피 하나하나 검색하지 않아도 원하는 내용만 골라서 볼 수 있고, 그래서 대량 데이터를 관리하는 데 필수적인 도구입니다. 기본 필터 사용법에 적응이 됐다면 고급 필터 설정까지 도전해 보시기 바랍니다.
3. 실전 활용: 데이터 정렬과 필터링으로 업무 효율 높이기
자, 이제 여러분들에게 실제로 도움이 될 활용법과 예시들을 말씀드릴 시간입니다.
1) 판매 데이터 분석: 정렬 기능을 사용하여 월별 매출 데이터를 내림차순으로 정렬하면, 따로 눈으로 비교할 필요 없이 가장 높은 매출 월부터 두 번째, 세 번째 높은 매출 월까지 쉽게 확인할 수 있습니다. 여기서 추가 필터를 설정한다면 특정 지역이나 제품의 매출 데이터를 더 정확하게 확인할 수 있겠습니다.
2) 재고 관리: 재고가 0인 상품만 표시하여 재고가 부족한 상품을 바로 확인하려면 어떻게 해야 할까요? 재고량이 0인 것만 필터를 걸거나, 정렬 기능을 사용하면 됩니다. 그럼 남은 수량이 제일 부족한 상품부터 넉넉한 상품까지 순서대로 확인이 가능합니다.
3) 인사 정보 관리: 직원 데이터를 부서별로 정렬한 다음, 특정 부서의 직원만 필터링을 걸어 쉽게 조회할 수 있습니다. "영업부서" 직원의 평균 연봉만 조회한다거나, "2024년 입사자"만 날짜 기준으로 필터링해 조회할 수 있게 됩니다.
4) 보고서 작성: 정렬과 필터링을 사용하여 보고서에 필요한 데이터를 추출하고, 깔끔하게 정리해 옮길 수 있겠습니다. 예를 들어, 일정 기간 동안의 데이터를 날짜순으로 쭉 정렬한 다음 매출이 가장 높은 10개의 항목들만 필터링해서 조회할 수 있겠습니다.
오늘 저와 함께 알아본 데이터 정렬과 필터링 기능은 여러분들이 데이터를 똑똑하게 관리하고 분석하는 데 많은 도움을 주리라고 생각됩니다. 남들보다 더 업무역량과 실력이 뛰어난 신입사원으로 회사 안에서 평가받을 수도 있겠죠? 기본적인 정렬과 필터링에서 직접 연습해 보면 고급 기능까지 10분 만에 쉽게 할 수 있을 겁니다. 이번 글에서 소개한 방법과 팁들 잊지 마시고 꼭 복습해 보시기 바랍니다. 감사합니다!