안녕하세요 여러분, 회사원_K입니다! 지난 시간에 페이지 번호를 배웠었죠. 자 이번엔 레이아웃 구성법 자세하게 배워볼 겁니다. 이건 문서의 전체적인 가독성을 높이려면 중요한 거라, 배워두면 회사에서도 쓸 일이 많을 겁니다. 그럼 바로 오늘 내용으로 들어가 보겠습니다.
1. 문서 레이아웃의 기본 개념
레이아웃은 문서를 작성하기 전, 가장 처음 설정해 놓으면 좋습니다. 일단 기본사항부터 차례대로 알아보겠습니다.
1) 페이지 여백 설정: 워드 문서의 여백은 텍스트와 문서 테두리 사이의 공간을 말합니다. 적절한 여백을 설정해놓으면 문서가 굉장히 깔끔한 느낌이 들고, 시각적 피로를 줄여줍니다.
- 레이아웃 → 여백을 클릭한 후, "보통", "좁게", "넓게" 중 하나를 선택해 줍니다. 그냥 무난하게 "보통" 선택하는 걸 추천드립니다.
- 아무리 봐도 마음에 안 든다 싶으면 레이아웃 → 여백 → 사용자 지정 여백 메뉴에 들어가서 상단, 하단, 왼쪽, 오른쪽 여백을 세밀하게 설정해 봅시다.
2) 페이지 방향: 어떤 스타일의 문서냐에 따라 페이지 방향을 "세로" 또는 "가로"로 설정해야 합니다.
- 상단 메뉴에서 레이아웃 → 방향 메뉴를 선택해서 세로 아니면 가로 방향을 선택합니다. 표나 그래프가 많은 문서는 가로 방향이 더 좋을 수도 있는데, 저는 워드 쓰면서 가로 방향 선택하는 사람은 본 적이 없습니다. 그냥 세로로 선택해 주시면 됩니다.
3) 페이지 크기: 문서의 용도에 따라 페이지 크기를 설정하면 좋습니다. 기본적으로 거의 모든 사람들이 A4 크기를 많이 사용하지만, 특정 보고서나 자료는 '레터' 크기가 더 잘 맞을 수 있습니다.
- 레이아웃 → 크기에서 A4, 레터 등 다양한 크기를 골라보시고 선택하면 됩니다.
4) 단락 정렬: 단락의 정렬은 문서의 전반적인 느낌을 크게 바꿔줍니다. 기본적으로는 거의 왼쪽 정렬을 사용하지만, 제목은 가운데 정렬, 본문은 양쪽 정렬을 사용해서 좀 더 가독성 있게 꾸밀 수 있습니다.
- 홈 → 단락 메뉴에서 왼쪽 정렬, 가운데 정렬, 오른쪽 정렬 등을 선택해 보세요.
기본 레이아웃 설정만 잘해도 문서의 전체적인 틀이 잡힙니다. 다만 여러분들처럼 회사에서 사용할 거라면, 그냥 따로 건드리지는 않으셔도 됩니다.
2. 가독성을 높이는 레이아웃 구성 요소들
이제 워드 문서를 좀 더 깔끔하게 만들기 위해 여러 기능들을 살펴보겠습니다.
1) 헤더와 푸터: 문서에 머리글(헤더)과 바닥글(푸터)을 추가하면 문서의 정보 전달력에 도움이 됩니다. 이건 저희가 저번시간에 배운 내용입니다. 그래서 따로 더 설명은 안 하겠습니다. 이거 다 기억하시죠?
2) 줄 간격: 줄 간격은 문서의 가독성에 직접적인 영향을 미칩니다. 이건 좀 중요한 건데, 줄간격이 많이 좁을수록 정말 답답한 느낌을 줍니다. 기본적으로는 1.15 줄 간격을 많이 쓰고 뭔가 답답한 것 같다 생각되면, 1.5 또는 2줄 간격으로 설정해 보시고 직접 읽어보세요.
- 홈 → 단락 → 줄 간격에서 원하는 옵션을 선택하면 끝입니다.
3) 글꼴과 크기: 적절한 글꼴과 크기를 선택하면 문서를 읽는 데 걸리는 시간을 줄이고, 가독성을 높일 수 있습니다.
- 제목과 본문에는 당연히 서로 다른 글꼴과 크기를 사용해야 합니다. 제목은 "맑은 고딕" 16pt, 본문은 "나눔 명조" 12pt로 설정하면 되고 제목은 무조건 굵게 설정하면 좋습니다.
- 상단 메뉴에서 홈 → 글꼴 섹션에서 글꼴 스타일과 크기를 설정해 보세요.
4) 컬러 사용: 색상을 적절히 사용하면 문서의 주요 내용을 강조할 수 있습니다.
- 홈 → 글꼴 색 옵션에서 강조하고 싶은 텍스트나 제목에 색을 추가해 봅시다. 너무 무지개처럼 알록달록하게 하면 안 되고, 정말 강조하고 싶은 부분만 빨간색, 주황색, 노란색 정도 입히면 좋습니다.
5) 표와 그래프 삽입: 데이터를 더 명확히 전달하려면 표와 그래프로 표현해 봅시다. 표에 관련된 내용은 저번에 같이 배웠었습니다. 그래프도 원하시는 분들이 계시다면 글을 써보겠습니다.
- 상단 메뉴에서 삽입 → 표 또는 삽입 → 차트를 누르고 보다 효과적으로 표현합시다.
이렇게 독자를 배려하는 레이아웃 설정법은 나에게도 좋고, 읽는 사람에게도 좋습니다.
3. 실전에서 활용하는 레이아웃 구성 팁
자 이제 슬슬 감이 오죠? 레이아웃 관련 실전 팁을 배우는 시간입니다.
1) 일관성 유지: 문서의 글꼴, 크기, 색상, 간격 등은 처음부터 끝까지 그 스타일을 맞춰야 합니다. 이랬다가 저랬다가 하면서 내가 하고 싶은 대로만 설정한다면, 누가 그 문서를 읽고 싶을까요?
- 스타일 기능을 활용하면 문서의 일관성을 바로바로 적용할 수 있습니다. 홈 → 스타일에서 제목, 소제목, 본문 등에 동일한 스타일을 적용하세요.
2) 문단 나누기: 너무 긴 문단은 독자가 이해하기 어렵습니다. 적절히 나누고 또 끊어주어야 술술 잘 읽히는 내용이 됩니다. 특히 워드로 전자책 작성하시는 분들은 문단 잘 나누시는 게 좋습니다. 각 문단에 하나의 핵심 메시지만 담도록 작성하면 됩니다.
3) 이미지와 텍스트 조화: 문서에 이미지를 추가할 때는 텍스트와 어울리게 삽입해야 합니다.
- 이미지를 삽입한 후, 텍스트 줄 바꿈 옵션에서 "둘러싸기" 또는 "위/아래"를 선택하면 텍스트와 이미지가 조화를 이룹니다.
4) 목차 추가: 목차는 긴 문서에서 독자가 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 도와줍니다.
- 상단 메뉴에서 참조 → 목차를 선택하고 자동 생성 목차를 추가해 봅시다.
5) 미리 보기 활용: 문서를 작성하면서 "인쇄 미리 보기"를 자주 확인하는 습관을 들입시다. 인쇄하기 전 수정사항이나 오류를 줄이고, 문서의 전체적인 구성을 검토할 수 있습니다.
- 파일 → 인쇄를 클릭하여 레이아웃과 디자인을 확인하세요. Ctrl+P 누르시면 빠르게 확인됩니다.
오늘은 이렇게 레이아웃 구성에 대해서 심화 탐구 해봤습니다. 사실 별거 아니라고 생각될 수도 있는데, 상황에 따라서 조금씩 레이아웃을 조절해야 하는 상황이 옵니다. 이번 시간도 여러분들에게 도움이 됐길 바라며 다음에 뵙겠습니다. 감사합니다!