안녕하세요 여러분 회사원_K입니다. 항상 느끼는 거지만 회사에서의 시간은 참 빨리 가는 것 같습니다. 금요일까지는 너무 느리지만요. 오늘은 요즘 뜨고 있는 Notion에 대해서 알아보겠습니다. 노션은 사실 업무툴뿐만 아니라 개인 프리랜서 포트폴리오에서부터 작은 홈페이지까지 만들 수 있을 정도로 기능이 어마어마합니다. 저도 몇 달 전부터 개인적으로 사용 중인데 너무 제 스타일이라 더 애용하게 되는 것 같습니다. 그럼 노션의 매력 같이 알아보도록 합시다.
1. 노션과 친해지기
노션은 정말 여러방면으로 사용이 가능하지만 오늘은 회사에서 어떻게 쓰는지를 중점으로 배워보겠습니다. 보통 개인이나 팀의 업무 관리, 프로젝트 계획, 문서 정리 등을 한 곳에서 정리하는 게 가능합니다. 하나의 플랫폼에서 가능하게 합니다. 노션과 친해지는 방법을 차근차근 알아보겠습니다:
1) Notion 가입 및 설치:
- Notion은 웹, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 모두 사용 가능합니다.
- https://notion.so에 접속해 계정을 생성하세요. Google 계정 또는 이메일로 간편하게 가입할 수 있습니다.
- 데스크톱과 모바일 앱도 있긴 하지만 그냥 브라우저 사용으로도 충분히 편합니다.
2) 워크스페이스 생성:
- Notion은 "워크스페이스"를 중심으로 작업을 구성합니다. 워크스페이스는 개인 또는 팀 단위로 작업 공간을 설정할 수 있습니다.
- 처음 가입 시 워크스페이스를 생성하고 이름과 용도를 설정해 봅시다.
3) 페이지 생성:
- Notion의 핵심은 "페이지"입니다. 페이지는 작업을 구성하는 기본 단위로, 텍스트, 이미지, 데이터베이스 등 다양한 콘텐츠를 추가할 수 있습니다. 종이책으로 따지면 한 장이라고 생각해 주시면 됩니다.
- 워크스페이스의 좌측 메뉴에서 새 페이지 추가를 클릭하고, 페이지 이름을 입력해봅시다.
4) 블록(Block) 사용:
- Notion은 블록 기반 시스템으로, 페이지에 텍스트, 표, 체크리스트, 이미지 등 다양한 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.
- 페이지를 열고, 빈 공간에서 "/"를 입력하면 블록 유형 메뉴가 나타납니다. 마우스를 사용 안 해도 "/" 표시 입력 만으로 텍스트, 제목, 목록 등 선택이 가능합니다.
5) 템플릿 활용:
- Notion은 다양한 템플릿을 제공하여 시간을 절약하고 구조화된 작업을 시작할 수 있습니다.
- 페이지 상단의 템플릿 사용을 클릭하고, 업무 관리, 프로젝트 계획, 개인 목표 설정 등 원하는 템플릿을 선택하세요.
특히 요즘은 노션 디자이너도 너무 많아서, 정말 다양하고 예쁜 템플릿을 사용하실 수 있을 겁니다.
2. 노션으로 똑똑하게 일해 보기
기본세팅을 다 했다면 바로 업무 효율성 증진 내용을 배워봐야겠죠. 노션으로는 업무 관리를 아래와 같이 최적화하실 수 있습니다:
1) 데이터베이스로 작업 관리:
- Notion의 데이터베이스는 작업과 프로젝트를 체계적으로 관리가 가능하게 합니다.
- 페이지에서 /table을 입력해 테이블을 추가하고, 작업 이름, 마감일, 상태 등의 열을 만들어 봅시다.
- 상태 열에 "To Do", "In Progress", "Done" 등 작업 단계를 설정하면 진행 상황을 쉽게 추적 가능합니다.
2) Kanban 보드 활용:
- Notion은 칸반(Kanban) 보드 기능을 제공하여 작업의 흐름을 눈으로도 바로 확인할 수 있습니다.
- 페이지에서 /board를 입력해 칸반 보드를 추가하고, 작업 카드를 생성하면 됩니다. 작업이 진행될 때 카드를 드래그하여 열 사이를 자유롭게 조절할 수 있습니다.
3) 팀 협업:
- 사실 저희 같은 회사원에게 제일 중요한 기능인데, 팀원들과의 협업을 위해 페이지를 공유하고 실시간으로 수정하는 기능도 있습니다.
- 페이지 상단의 공유 버튼을 클릭하고, 초대할 팀원의 이메일을 입력하세요. 권한을 "읽기", "댓글 작성", "수정"으로 설정할 수 있습니다.
4) 태그와 필터 사용:
- 태그 기능을 사용해 작업을 카테고리별로 분류하고, 필터를 써서 원하는 작업만 표시할 수도 있습니다.
- 데이터베이스에서 "태그" 속성을 추가하고, 작업마다 태그를 지정하면 됩니다. "필터" 기능을 써서 특정 태그를 포함한 작업만 표시할 수도 있습니다.
5) 일정 관리:
- 스케줄이 중요한 마케팅팀이나 디자인팀에게 추천드리는 기능은 캘린더 뷰입니다. 프로젝트와 작업의 마감일을 한눈에 확인할 수 있기 때문입니다.
- 페이지에서 /calendar를 입력해 캘린더를 추가하고, 작업의 마감일을 입력하면 됩니다.
6) 데이터 연결:
- 관계형 데이터베이스 기능을 활용해서 여러 데이터베이스를 연결해 봅시다.
- "프로젝트" 데이터베이스와 "작업" 데이터베이스를 연결하면, 프로젝트별 작업 목록을 자동으로 정리할 수도 있습니다.
이제 조금씩 감이 잡히실 겁니다. 마지막으로 늘 하던 것처럼 팁들 알아보도록 하겠습니다.
3. 노션 활용 팁 6가지
아래 제가 말씀드린 팁들을 기억하고 계시면 아마 작업 속도가 확 빨라질 겁니다. 같이 보시죠.
1) 단축키 활용:
- Ctrl + Enter: 현재 작업 완료 표시
- Ctrl + Shift + L: 다크 모드 전환
- Ctrl + /: 블록 유형 빠르게 변경
2) 주간 계획 페이지 만들기:
- 주간 계획을 세우기 위해 새로운 페이지를 만들고, 데이터베이스 테이블이나 캘린더를 추가해 봅시다.
- 요일별로 작업을 분류하고, 진행 상황을 바로바로 확인할 수 있습니다.
3) 템플릿 저장:
- 자주 사용하는 작업 구조를 템플릿으로 저장하면 업무 시간을 축소할 수 있습니다.
- 페이지 상단의 템플릿 저장을 누르고 지금 페이지를 템플릿으로 저장하면 됩니다.
4) 임베드 기능:
- Notion에서는 외부 콘텐츠를 페이지에 삽입할 수 있습니다. Google Docs, YouTube 영상, Figma 디자인 등을 추가하세요.
- 페이지에서 /embed를 입력한 후 URL을 붙여 넣으면 외부 콘텐츠가 삽입됩니다.
5) 글꼴과 레이아웃 커스터마이징:
- Notion의 글꼴과 페이지 레이아웃을 변경하여 자신만의 스타일을 설정하세요.
- 페이지 상단의 "..." 메뉴에서 "작은 글꼴", "전체 너비" 옵션을 활성화할 수 있습니다.
6) 버전 기록 확인:
- 페이지의 이전 버전을 확인하거나 복원하려면 페이지 기록 기능을 사용해 봅시다.
- 페이지 상단의 "..." 메뉴에서 "페이지 기록 보기"를 클릭하면 수정 내역 바로 확인이 가능합니다.
오늘은 이렇게 노션에 대해서 다양하게 알아봤습니다. 사실 회사에서의 업무 툴로 사용할 수 있을 뿐만 아니라 개인적인 목적으로도 무한하게 사용 가능하기 때문에 제가 노션에 더 애착이 가는 것 같습니다. 오늘 제가 알려드린 내용들 하나하나 따라 해보시면서 노션과 친해지는 시간 가져보시면 좋을 것 같습니다. 다음에는 더 유용한 내용으로 뵙겠습니다. 감사합니다!