안녕하세요 여러분 코디입니다. 2025년 새해 다들 어떻게 보내고 계시나요? 1월 1일의 저녁에도 저는 글을 써 내려가고 있습니다. 저번에는 MS 오피스 툴들을 쭉 살펴봤으니 이제는 다른 프로그램도 소개해드리려 합니다. 바로 본론 들어가서, 업무 일정을 꼼꼼하고 효율적으로 관리할 수 있는 구글 캘린더에 대해 알아보도록 하겠습니다.
1. 구글 캘린더란? 기본 설정하고 써보기
구글 캘린더를 간단하게 설정해보고 바로 사용해 보도록 하겠습니다. 일단 밑에 알려드린 내용대로 세팅해 보시기 바랍니다.
1) 구글 캘린더 계정 설정:
- 구글 캘린더는 Google 계정만 있으면 누구나 무료로 사용할 수 있습니다. Gmail에 로그인한 후 상단의 "앱" 메뉴에서 캘린더를 선택하세요.
- 처음 캘린더에 접속하면 기본 시간대와 지역 설정을 확인합니다. 상단 메뉴의 설정 → 일반 → 시간대에서 필요한 설정을 변경할 수 있습니다.
2) 일정 추가:
- 캘린더에서 특정 날짜와 시간을 클릭하면 일정을 빠르게 추가할 수 있습니다. 제목, 시간, 위치 등을 입력하면 캘린더에 자동으로 저장됩니다.
- 상세 옵션을 클릭하면 초대할 사람, 알림 시간, 메모 등을 추가할 수 있습니다.
3) 색상 코드 사용:
- 일정의 종류에 따라 색상을 다르게 지정하여 일정 구분을 명확히 할 수 있습니다.
- 일정 생성 시, "이벤트 색상" 옵션에서 적합한 색상을 선택하세요. 예를 들어, 개인 일정은 파란색, 업무 일정은 빨간색으로 설정하면 시각적으로 관리하기 편리합니다.
4) 동기화 및 다중 캘린더 관리:
- 구글 캘린더는 여러 기기와 실시간으로 연동됩니다. 스마트폰, 태블릿, PC에서 동일한 일정 데이터를 확인하고 수정할 수 있습니다.
- 팀 캘린더나 프로젝트 캘린더를 추가로 생성하여 여러 캘린더를 동시에 관리하세요. 상단 메뉴에서 새 캘린더 추가를 선택하면 별도의 캘린더를 생성할 수 있습니다.
5) 주요 단축키 사용:
- 빠른 작업을 위해 구글 캘린더의 단축키를 익히세요:
- C 키: 새 이벤트 생성
- T 키: 오늘 날짜로 이동
- D, W, M 키: 하루, 주간, 월간 보기로 전환
기본적으로 연동이 굉장히 잘되기 때문에, 휴대폰과 탭 그리고 노트북에 다 연결해 놓는 것을 추천드립니다.
2. 일정 관리 고수되는 캘린더 고급 기능
구글 캘린더에는 기본 일정 관리 외에도 사용할 수 있는 너무나 다양한 고급 기능이 숨겨져 있습니다. 아래는 업무와 개인 일정을 더욱 효과적으로 관리할 수 있는 고급 팁입니다:
1) 이벤트 초대 및 공유:
- 구글 캘린더는 다른 사람과 일정 공유가 가능합니다. 회의나 프로젝트 일정 등을 팀원들과 공유할 때 유용합니다.
- 일정 생성 시, "게스트 추가" 항목에 초대할 사람의 이메일 주소를 입력하면 자동으로 초대 메일이 발송됩니다.
2) 반복 이벤트 설정:
- 정기적인 일정(예: 주간 회의, 월간 보고서 작성)을 관리하려면 반복 설정을 활용하세요.
- 일정 생성 시 "반복" 옵션에서 주간, 월간, 연간 등 원하는 주기를 선택할 수 있습니다.
3) 알림 및 알람 설정:
- 일정 시작 전 알림을 설정하여 중요한 일정을 놓치지 않도록 하세요.
- "알림 추가" 옵션에서 이메일 알림, 팝업 알림 등을 선택할 수 있습니다. 알림 시간을 10분, 30분, 1시간 등으로 자유롭게 설정할 수 있습니다.
4) 작업 목록 통합:
- 구글 캘린더는 "Google Tasks"와 연동되어 작업 목록을 캘린더에서 바로 확인할 수 있습니다.
- 오른쪽 메뉴에서 작업 아이콘을 클릭해 할 일을 추가하고, 일정과 함께 관리하세요.
5) 시간 블로킹 활용:
- 시간 블로킹(Time Blocking)은 일정마다 특정 시간대를 예약하여 집중력을 높이는 기술입니다.
- 예를 들어, "09:00~11:00 이메일 확인", "14:00~15:30 프로젝트 작업" 등으로 일정을 블록 단위로 나누어 관리하세요.
6) 외부 앱 연동:
- 구글 캘린더는 슬랙(Slack), 줌(Zoom), 트렐로(Trello) 등 다양한 외부 앱과 연동됩니다.
- 회의 링크나 작업 할당을 캘린더에서 바로 관리할 수 있어 업무 효율이 증가합니다.
요즘 MZ세대들은 그냥 MS오피스만 쓰는 게 아닌 것을 여러분들도 알고 있을 겁니다. 남들보다 빠르고 똑똑하게 업무역량을 높이시려면 위 내용을 꼭 참고하셔야 할 겁니다.
3. 나만 알고 싶은 구글 캘린더 활용 팁
구글 캘린더는 다양한 기능을 제공하지만, 적절히 활용하지 않으면 효과가 반감될 수 있습니다. 아래는 구글 캘린더를 최대한 활용하기 위한 팁입니다:
1) 주요 일정 강조:
- 가장 중요한 일정은 별도의 색상으로 강조하여 시각적 우선순위를 설정하세요.
- 프로젝트 마감일, 회의 일정 등은 눈에 띄는 색상(예: 빨간색)을 사용해 표시하세요.
2) 여유 시간 확보:
- 일정 사이에 여유 시간을 확보하여 업무 피로를 줄이세요.
- 일정 생성 시 "다음 일정 사이 여유 시간"을 고려해 예약하세요.
3) 일정 리뷰:
- 매주 혹은 매월 일정 리뷰 시간을 마련하여 전체 일정을 점검하고 우선순위를 재설정하세요.
- 주간 리뷰는 주말에, 월간 리뷰는 월 말에 수행하는 것이 효과적입니다.
4) 캘린더 위젯 활용:
- 스마트폰의 구글 캘린더 위젯을 활용하면 주요 일정을 홈 화면에서 바로 확인할 수 있습니다.
- 위젯은 하루의 주요 일정과 알림을 빠르게 확인하는 데 유용합니다.
5) 비업무 일정 통합:
- 개인 일정도 구글 캘린더에 통합하여 업무와 일상을 하나의 플랫폼에서 관리하세요.
- 개인 일정은 별도의 색상으로 설정하면 업무 일정과 혼동되지 않습니다.
6) 백업과 보안:
- 중요한 일정은 정기적으로 백업하거나 CSV 파일로 내보내어 저장하세요.
- 구글 계정의 이중 인증을 설정하여 데이터 보안을 강화하세요.
이 팁들은 구글 캘린더를 보다 효과적으로 활용하는 데 도움을 줄 것입니다.
구글 캘린더는 여러분 같은 회사원들이 일정 관리를 정말 똑똑하게 할 수 있도록 해주는 프로그램입니다. 저 역시 사용 중인데, 다른 여러 가지 프로그램과 연동이 너무 잘되니 어디서든지 확인이 가능하다는 게 너무 편하더라고요. 지금은 신입사원이라고 해도 시간이 지나면서 점점 할 일이 많아질 겁니다. 넘쳐나는 업무에 힘들어하지 말고 지금부터 캘린더로 정리하는 습관을 들여보시기 바랍니다. 감사합니다! 새해 복 많이 받으세요.